آموزش تبدیل جدول ورد به اکسل بدون به هم ریختگی
چرا تبدیل جدول از ورد به اکسل مهم است؟
تبدیل جدول از ورد به اکسل بدون به هم ریختگی یکی از نگرانی‌های رایج کاربران آفیس است. خوشبختانه روش‌های ساده‌ای برای این کار وجود دارد که در این مقاله به معرفی آن‌ها پرداخته‌ایم.
با وجود بهبودهایی که مایکروسافت در سال‌های اخیر در زمینه عملکرد ورد در خصوص اعداد و جداول ایجاد کرده است، در بعضی مواقع نیاز به انتقال به اکسل برای انجام عملیات پیچیده‌تر احساس می‌شود.
کپی و پیست ساده از ورد به اکسل معمولاً موجب بهم ریختگی فرمت و متن می‌شود. در این مقاله، نحوه تبدیل جدول ورد به اکسل بدون بهم ریختگی را با روشی ساده و کارآمد توضیح می‌دهیم.
چرا باید جدول ورد را به اکسل منتقل کنیم؟
مایکروسافت ورد تنها برای طراحی و مدیریت جداول ساده و نمودارهای ابتدایی مناسب است. اما زمانی که نیاز به تحلیل دقیق داده‌ها، استفاده از توابع پیشرفته، فیلترها و قالب‌بندی‌های پیچیده داریم، باید به اکسل روی آوریم. اکسل به‌طور خاص برای مدیریت داده‌های بزرگ و انجام محاسبات پیچیده طراحی شده است، در حالی که ورد بیشتر به عنوان یک پردازشگر کلمه استفاده می‌شود.
اگر نیاز به جداول پیچیده‌تر دارید یا از محدودیت‌های ورد مانند نبود تب‌های Table Design و Table Layout ناامید شده‌اید، وقت آن رسیده که جدول خود را به اکسل انتقال دهید.
۵ مرحله ساده برای تبدیل جدول ورد به اکسل
یکی از مشکلات رایج هنگام کپی جداول از ورد به اکسل، بهم ریختگی قالب‌بندی آن‌ها است. اگر کپی و پیست به درستی انجام نشود، ممکن است جداول و متون به هم بریزد. اما نگران نباشید؛ روش صحیح انجام این کار بسیار ساده است. کافیست مراحل زیر را به درستی دنبال کنید:
- در مایکروسافت ورد، تمامی محتوای جدول مورد نظر را که می‌خواهید انتقال دهید، انتخاب کنید. می‌توانید با کلیک روی متن و کشیدن آن تا انتها این کار را انجام دهید یا از آیکون حرکت (چهار فلش) در گوشه بالای جدول برای انتخاب استفاده کنید.
۲- با فشردن کلیدهای Ctrl + C و یا با کلیک راست روی متن و انتخاب Copy از منوی، متن را کپی کنید. محتوای شما در کلیپ بورد کپی می‌شود.
۳- در اکسل، سلول‌هایی را که قصد دارید جدول ورد را با کشیدن روی آن‌ها بچسبانید انتخاب کنید. برای حفظ قالب بندی، دقت داشته باشید که تعداد سطرها و ستون‌های انتخابی در اکسل دقیقاً با جدول ورد مطابقت داشته باشد.
۴- روی سلول‌های هایلایت شده راست کلیک کنید. به جای Paste، گزینه Paste Special را انتخاب کنید
۵- از بین گزینه‌های موجود در بخش Text، As را انتخاب کنید تا جدول ورد به عنوان متن ساده (Plain Text) به صورت سلیس وارد اکسل شود.
۶- سپس روی OK کلیک کنید.
در اینجا متن شما وارد اکسل می‌شود. می‌توانید با تنظیم عرض ستون، آرایش متن، افزودن مرزهای سلول و غیره، فرمت آن را تنظیم کنید.
سایر روش‌های تبدیل
علاوه بر روش فوق، دو روش دیگر برای انتقال بین دو برنامه آفیس وجود دارد:
تبدیل کل سند ورد
فرض کنید جدول بزرگی در ورد دارید که نمی‌توان آن را به سادگی روش بالا کپی کرد. در این حالت، ابتدا کل سند را قبل از انتقال به اکسل به صورت متن ساده (Plain Text) ذخیره کنید. برای این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱- ابتدا یک نسخه از سند ورد را به صورت متن ساده ذخیره کنید. برای این کار، F12 را فشار دهید تا پنجره Save As برایتان نمایش داده شود.
۲- در زیر File Name، گزینه Save as type نمایش داده می‌شود. از منو Plain Text (.txt) را انتخاب کنید و سپس فایل را در پوشه مورد نظر ذخیره کنید.
۴- در منو، از بخش From Text فایل را که به تازگی ذخیره کرده‌اید انتخاب کنید.
۵- برای انتخاب تنظیمات و وارد کردن سند، مراحل Wizard را دنبال کنید.
تبدیل متن به جدول اگر محتوای شما قالب بندی شده است اما هنوز در جدول قرار نگرفته است، می توانید آن را در اکسل به جدول تبدیل کنید. برای این کار باید ابتدا محتوا را در ورد به شکل جدول در بیاورید. مراحل زیر را انجام دهید:
۱- در فایل ورد، برای تبدیل به جدول، کل متن مورد نظر را انتخاب کنید.
۲- به تب Insert بروید و روی گزینه Table کلیک کنید.
۳- در منوی نمایش داده شده، گزینه Convert Text to Table را انتخاب کنید.
۴- در این مرحله پنجره Convert Text to Table نمایش داده می‌شود. می‌توانید تعداد ردیف و ستون مورد نیاز برای محتوای خود و اینکه چگونه محتوا از هم جدا شوند به عنوان مثال با پاراگراف، کاما، برگه‌ها یا سایر جداکننده‌ها انتخاب کنید.
۵- برای تبدیل متن روی OK کلیک کنید.
۶- F12 را فشار دهید تا پنجره Save As باز شود و سندتان را به‌عنوان فایل Plain Text (.txt) ذخیره کنید.
۷- در اکسل، به تب Data بروید، Get External Data را انتخاب کنید و گزینه From Text را انتخاب کنید و یا جدول را کپی کرده و به عنوان متن در اکسل جای‌گذاری کنید.
۸- به محض اینکه محتوای شما وارد اکسل شد، می‌توانید سلول‌ها را در صورت نیاز قالب بندی و ویرایش کنید.
